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语言文字标准文本的编写规则及问题研究
2020年06月24日 10:38 来源:《语言文字应用》 作者:王翠叶 字号

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  摘    要:语言文字标准文本编写的质量,关系到语言文字标准制定的质量,也关系到语言文字标准实施的水平。本文根据国家标准的编写规则,结合语言文字标准的特点,阐述语言文字标准文本结构要素的编写规则、容易出现的问题,对标准编写进行思考并提出了建议。

  关键词:语言文字标准;标准文本;文本结构要素;编写规则

  作者简介: 王翠叶,教育部语文出版社副总编辑,副编审,硕士,主要从事出版和语言文字标准化研究。

 

  一 引言

  20世纪80年代我国开始跟踪国际标准化组织ISO/IEC,制定标准编写的标准,从1981年到2009年先后经过多次修订,从强制性标准GB 1.1到推荐性标准GB/T1.1。GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分:标准的结构和编写》是目前在用的标准。该标准最初主要是针对产品标准的编写,逐步兼顾各类标准的编写,对我国标准编写的规范化起到了重要的促进作用。我国90年代以前发布的语言文字基础标准大多是法规和规章文件形式,包括通知(国务院发文或有关部委发文或联合发文)与标准两部分。标准部分在结构上比较简单,只有表及其简要说明或注释,如《第一批异体字整理表》(1955年)、《汉语拼音方案》(1958年)、《简化字总表》(1964年)、《普通话异读词审音表》(1985年);或者是原则规定加示例说明,如《中国人名汉语拼音字母拼写法》(1974年)、《中国地名汉语拼音字母拼写规则(汉语地名部分)》(1984年)。只有少数语言文字标准,多数是信息处理标准,很早依据GB/T1.1编写,如GB 2312-1980《信息交换用汉字编码字符集基本集》、GB/T 12035-1989《信息交换用汉字32×32点阵楷体字模集及数据集》、GB/T 12200.1-1990《汉语信息处理词汇01部分:基本术语》、GB/T 3259-1992《中文书刊名称汉语拼音拼写法》、GB/T 13715-1992《信息处理用现代汉语分词规范》等。1995年后发布的语言文字标准才普遍依据GB/T1.1编写,GB/T15834-1995《标点符号用法》、GB/T15835-1995《出版物上数字用法的规定》是第一批从部门规章文件变成标准文件的。语言文字标准经历了从法规和规章文件到一般标准的发展,标准文本编写逐步趋于规范化,但规范化水平还有待提高。本文根据个人从事标准编写和审读的体会,从标准文本结构要素的角度谈谈语言文字标准的编写规则、容易出现的问题,就标准编写进行思考并提出建议,供业界探讨。

  二 语言文字标准文本的结构

  (一)结构要素

  按照GB/T1.1的规定,标准的结构由封面、目次、前言、引言、名称、范围、规范性引用文件、术语和定义、符号和缩略语、要求、规范性附录、资料性附录、参考文献、索引等14个具体要素构成。从范围到要求是标准的正文,要求和规范性附录构成标准的主体,是需要执行的内容,封面、前言、名称、范围是必备要素,其他都是可选要素。其实规范性技术要素“要求”,也应是必备要素,因为它是标准结构核心要素的统称,具体会以不同的章名来表示。标准没有“要求”,就没有标准可言,如同文章有开头没有正文。每个标准的结构要素,需根据标准类型、标准化对象的特征而定。从语言文字标准文本的结构来说,考虑到标准可以是严格要求,也可以是推荐建议,“要求”用“规定”表示更为合适,所以本文将“规定”作为语言文字标准结构的必备要素。另外还有一个比较重要的结构要素是制定原则,属于可选要素。语言文字标准文本结构多数不需要设置引言、参考文献和索引。因此,语言文字标准文本最简单的结构要有5个要素:封面、前言、名称、范围、规定,完整结构通常有10个要素:封面、目次、前言、名称、范围、术语和定义、规范性引用文件、原则、规定、附录。

  (二)结构层次

  标准的层次划分和设置,采用章、条、段的形式,标准内容的表述可有条文、表、图、公式、注、示例等形式。图、公式等通常用于信息处理标准,基础标准较少使用。章是第一个层次,章下有条,条的设置最多可分5个层次,同一层次中有两个以上的条时才可设条,条下有段。章、条(第一层次的条)、图、表、附录都要有标题,要准确简明概括所表示的内容。使用“规则”“原则”等简单名词作章名,是标准编写常见错误。除了可用概述词语“制定原则”作章名,一般都应使用具体内容的词语作章名。如《汉语拼音正词法基本规则》的章名就很简明清晰,可作为此类标准章名的典范。

  (三)结构体例

  标准的字体、字号、字距、行距等体例,可通过模板自动生成。标准的章和条都要有编号,段不编号。章的编号从范围一章开始编起,一直连续到附录之前,前言和引言内不编号。标准中章、图、表、脚注、公式等的编号,在附录之前要各自从1开始一直连续编号,如“图1”“表1”,在附录中要单独编号。图、表各只有一个时,也要编号。图只允许有一个层次的细分,表不可表中有表,也不可将表再分为次级表。标准中出现的附录、注、示例、表、图、公式等,都要在条文中提及,其表述形式为“见附录A”“参见示例1”“见表2”等。规范性要素用“见……”表述,资料性要素用“参见……”表述。标准的语言表达要严格遵循语言文字相关的规范标准。

  三 语言文字标准文本的编写规则及容易出现的问题

  标准文本各结构要素,有固有的体例和程式,有严格的编写规则。标准文本须通过精心设计严谨规范编写,一般是先编写规范性技术要素,后编写其他要素,再全文梳理定稿。以下按在文本中出现的顺序,逐一阐述10个结构要素的编写规则及容易出现的问题。

  (一)名称

  标准名称是必备要素,是对标准主题最集中、最简明的概括,直接反映标准化对象的范围和特征。标准制定时就有大概名称,但经过研究制定后原定的名称往往会有改动,如《通用规范汉字表》最初制定时的名称是《规范汉字表》,后经反复修改而定为现在的名称。

  1. 名称的组成。

  标准名称由引导要素(标准所属领域)、主体要素(标准涉及的主要对象)和补充要素(标准主要对象的特定方面)三部分组成。主体要素不能省略,引导要素和补充要素可以省略。如《出版物上的数字用法》的“出版物上”是引导要素,“数字”是主体要素,“用法”是补充要素;又如《标点符号用法》的“标点符号”是主体要素,“用法”是补充要素,省略了引导要素。

  2. 补充要素的用语。

  语言文字标准的名称一般需给出补充要素,以方便使用者从名称中直接了解标准的范围和特征。当标准内容较单一时,可用具体词语“规则”“表”“集”等表述,如《汉语拼音正词法基本规则》《第一批异形词整理表》;当标准内容较多时,可用综合性词语“规范”表述,如《信息处理用GB13000.1字符集汉字部件规范》,包括部件表和汉字部件拆分规则。

  3. 标准命名容易出现的问题。

  一是扩大或缩小标准的范围。如《中国通用音标符号集》若命名为“中国音标符号集”就扩大了标准的范围;又如《现代常用字部件及部件名称规范》若命名为“现代常用字部件名称规范”就缩小了标准的范围,但命名为“现代常用字部件规范”则可以。二是用语不准确。与内文的相应术语不统一,如标准名称用“编码”,内文用“代码”。使用“标准”作补充要素,是语言文字标准编写的常见错误,编写者认为这样可强化标准的性质和作用。其实标准的性质在标准名称中是不需要再强调的。三是用语繁琐。标准名称中罗列一些不需要的要素,难记又易产生歧义。应简短概括,未尽的含义和有争议的问题,可在标准内容中加以限定交代。如《第一批异形词整理表》的异形词,曾是有争议的术语,但又没有其他更合适的术语来代替,最终还是采用了这个术语,通过在标准中清楚交代也就被人们认可了。

  (二)封面

  封面是必备要素,可用固定模板填写有关内容生成,由主管部门审核确定。

  1. 封面的内容。

  国家标准封面的主要内容有:标准的类别(国家标准是“中华人民共和国国家标准”,国家语委标准是“语言文字规范”)、标志(国家标准是GB,国家语委标准是GF)、标准的中文名称、英文名称、国际标准分类号(ICS号)、中国标准文献分类号、编号、被代替标准的编号、发布和实施日期、发布部门。如果标准有对应的国际标准,还应标明一致性程度的标识(等同是IDT、修改是MOD、非等效是NEQ)。目前只有编码字符集标准有采用国际标准的情况。国家语委标准封面的内容相对简单,只有标准的编号、中文名称、英文名称、发布和实施日期、发布部门。

  2. 标准的编号。

  国家标准编号由代号(GB表示强制标准,GB/T表示推荐性标准)、顺序号、发布年号组成;国家语委标准编号由代号GF、顺序号、发布年号组成。国家语委标准最初设立了类别号和顺序号,按各类给顺序号,如GF2001-2001《GB13000.1字符集汉字折笔规范》,GF2001中的2表示文字标准,1表示第一个文字标准。类别号有利于表示标准的类别,但不能表示标准的总量,后来类别号被取消,只设顺序号。如GF0014—2009《现代常用字部件及部件名称规范》的0014指的是第14个语言文字标准。

  3. 封面编写容易出现的问题。

  一是写错标准所属的中国文献分类号或国际分类号。二是弄混了国家标准和国家语委标准,错编标准代号。三是标准名称对应的英文名称漏写或者写得不准确,译成中式英语是常见问题。标准名称翻译应交专业翻译人员把关。

  (三)目次

  目次是可选要素,是否设置目次,需根据标准的具体情况而定。如果结构复杂、层次较多,应设目次;如果结构简单、层次不多,也可不设目次。但为便于查阅标准,还是应尽量设置目次,目前已发布的标准都有目次。

  1. 目次的组成。

  目次要按标准结构层次的先后顺序列出,从前言列到最后的章节,给出编号、标题、所在页码。一般只列出章名,带标题的条、附录、图、表的标题名,需要时也可列出。目次中列出的标题应与文内的一致。目次最好是自动生成,以免手工编排出错。

  2. 目次编写容易出现的问题。

  一是列入了没有标题的条,如把术语和定义中的具体术语列入目次中。二是目次列出的标题与文内标题不一致,如文内是“规则”,目次里是“原则”。三是不标附录的性质,如只列为“附录A”,应列为“附录A(资料性附录)”或“附录A(规范性附录)。

  (四)前言

  前言是必备要素。前言包括特定部分和基本部分,需根据实际情况和需要进行说明。前言不应包含规定性条文,不应有图和表。

  1. 特定部分。

  首先用套语,如“本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草”,随后根据需要对五个方面的情况加以说明:一是标准的构成。如果是多个部分的标准,在标准的第1部分的前言中,要说明标准的预计结构并列出所有已知的各部分的名称;在标准的其他部分的前言中,需列出已知的其他部分的名称。少数信息处理标准有这种情况,如《汉语信息处理词汇01部分:基本术语》《汉语信息处理词汇02部分:汉语和汉字》。二是与国际标准的一致性程度。如果标准有对应的国际标准、导则、指南或其他文件,要说明一致性程度,包括:(1)一致性程度的陈述(等同采用、修改采用、非等效采用);(2)对应的国际文件的编号、名称的中文译名、国际标准语言文本的说明;(3)采标方法的陈述(翻译法和重新起草法);(4)技术差异、文本结构的改变及其解释;(5)增加的资料性内容的说明;(6)编辑性修改的详细内容。可使用如下套语:“本标准等同采用ISO××××,根据ISO××××重新起草。文本结构作了微调,将第2章第1条的……改为……。本标准与ISO××××相比,存在如下技术性差异:增加了……;删除了……。本标准对ISO××××作了下列编辑性修改……。”如果一致性程度为非等效,则只说明前3项内容。采用国际标准的汉字编码字符集属于这类情况。三是代替或废除的标准文件。如果属于修订标准,要说明原标准的编号和名称,可使用如下套语:“本标准代替(或废除)××××。”如果是代替或废除其他标准的部分内容,要指出原标准的具体内容,列出所涉及的有关章条。四是与标准前一版本的重大变化。针对修订标准可使用套语如,“本标准与××××相比,主要变化如下:……”五是标准附录的性质。如果标准中有附录,可使用套语,如“本标准的附录A是规范性附录”或“本标准的附录A是资料性附录”。

  2. 基本部分。

  根据需要依次交代标准提出、归口、审定、发布的部门以及起草单位和起草人。修订标准还要交代所代替标准的历次版本情况。按如下套语依次表述:

  本标准(国家语委标准称“本规范”,下同)由××××提出并归口(用于国家标准)。

  本规范由教育部语言文字信息管理司(或教育部语言文字应用管理司)提出(用于国家语委标准)。

  本规范由国家语言文字规范(标准)审定委员会审定(用于国家语委标准)。

  本规范由教育部、国家语言文字工作委员会发布(用于国家语委标准)。

  本标准起草单位:××××。

  本标准主要起草人:××××。

  本标准所代替(或废除)标准的历次版本发布情况为(用于修订标准):———××××、××××。

  3. 前言编写容易出现的问题。

  一是多余交代属于引言、范围、要求乃至标准编写说明里的内容,如制定标准的意义、标准涉及的领域和国内外情况、标准对象和适用领域、标准的要求、标准立项与研制过程,等等。二是对修订标准不交代所代替或废除标准的历次版本情况。三是混淆国家标准和国家语委标准的固定表述。四是标准中设置了附录,在前言中不交代。

  (五)范围

  范围是必备要素,是规范性要素的第一要素,在标准正文的起始位置。范围由标准的主要内容和适用界限两部分组成。

  1. 标准的主要内容。

  明确标准化对象和所涉及的各个方面,也就是明确标准确定了什么、给出了什么。最常见的表述是“本标准规定了……原则,给出了……规则或……方法或……表(如部件表、笔形表、字表、词语表、审音表)”。

  2. 标准的适用界限。

  明确标准的适用界限,就是指明标准的适用领域或方面,也可指明不适用的领域或方面。如果适用于各领域或各方面,就概括总说,如“本标准适用于……”,或列举一些主要领域;如果只适用于或不适用于某些领域或某领域,就直接列出来,如“本标准适用于……,不适用于……”;如果还有可参考的领域,也直接列出来,如“本标准适用于……也可供……参考”,较常用的是“适用于语言研究、辞书编纂、出版印刷、信息处理等领域,也可供汉字教学参考”或“适用于汉字教学,也可供信息处理参考”。范围的编写,务求简明准确,标准内容和适用领域一般各用一句话就可交代清楚,说明标准“是什么”和“用于什么”,不需逐一交代和列举。如《汉语拼音正词法基本规则》的范围逐一列举了各类规则,其实概括表述即可。

  3. 范围编写容易出现的问题。

  一是标准主要内容交代不合适,或太繁琐或太简单或不准确,如《第一批异形词整理表》“范围”详细交代的异形词整理“工作方针”,可移到“原则”里。二是不交代标准主要内容,可能是由于“范围”这个要素名容易误导编写者只交代适用界限。以前GB/T1.1规定的要素名是“主要内容与适用范围”,编写中不容易出问题,现在改用“范围”,需要编写者特别注意。三是适用领域交代不全。逐一列举,容易列举不全,可列举主要领域,用“……等方面”。四是适用领域交代不准,列举的领域不在一个层次,相互交叉,如“适用于汉字输入、信息处理、汉字检索、辞书编纂等方面”,其中的“信息处理”包含了“汉字输入”,二者不应平级列举。

  (六)规范性引用文件

  规范性引用文件是可选要素,包括标准文本和有关文件。有关文件指国内文件(包括标准化指导性技术文件、规程等)、ISO、IEC发布的国际文件(包括技术规范、技术报告、导则、指南、国际研讨会协议)。

  1. 两种形式的引用。

  引用其他文件,有注日期引用和不注日期引用两种方式。注日期引用,表示只使用所注日期的版本,以后被修订的新版本、甚至修改单中的内容均不适用;不注日期引用,表示所引用的标准无论如何更新,都适用于本标准。一般不使用不注日期引用文件的方式,除非引用完整的文件或引用标准的某个部分,并属于资料性引用或可接受所引用文件将来所有的改变。

  2. 两种性质的引用。

  标准中的引用有规范性引用和资料性引用。规范性引用指标准中所引用文件的全部或文件的某部分与本标准中的规范性要素具有同等效力,在使用本标准时,除了要遵守本标准的条文,还要遵守规范性引用文件的条文。表述套语如“按××××的要求”“遵循××××第2章的规定”。资料性引用文件指所引用文件的内容,不构成本标准的规定性内容,不需要遵守。表述套语如“参见××××的附录A”“参考××××第几章的说明”。标准中也可引用本标准文件的内容,如“遵循第3章的规定”“参见2.2的示例1”“参见表1的注”等。但不应出现“遵循××××法律或法规”等引用形式。

  3. 规范性引用文件的构成。

  规范性引用文件由引导语和引用文件一览表两部分组成。(1)引导语。规范性引用文件的引导语为:“下列文件对于本文件的引用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。”(2)规范性引用文件一览表。对注日期的引用文件,要给出其年号及完整的名称,在条文内提及时也要注明其日期。对不注日期的引用文件,只需给出完整的名称,不用给出其版本号和年号。对与国际标准有对应关系的,要在名称后面标出与国际标准的一致性程度。引用文件按先国内再国际的顺序:国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、国内有关文件、ISO标准、IEC标准、ISO或IEC有关文件。一般只可引用上级标准和同级标准,不可引用下级标准,但国家标准可引用行业标准。规范性引用文件需符合两个条件:必须是标准中规范性引用到的文件,必须是已经发布并能公开得到的文件。下列文件不能列进:标准研制中参考而没有在标准中引用的文件,已作废的文件,资料性引用的文件,内容被直接抄录进标准规定中的文件,只是术语被引用了的文件,相关法律、行政法规、规章和其他政策性文件等非标准化文件。这些可放入参考文献。

  4. 规范性引用文件编写容易出现的问题。

  一是引用文件列表中列进了上述几种不应列的文件,如《国家通用语言文字法》作为法律文件常被错误列入。内容被直接抄录进标准规定的文件,也是常被错误列入。二是引用文件排列顺序不正确。另外,标准条文内的引用容易出现的问题是:资料性引用与规范性引用混淆,表述用语没有用准;不提及引用文件或标准条文。

  (七)术语和定义

  术语和定义是可选要素。为方便标准的理解和使用,标准中所用的重要术语需列出并给出定义。需定义的术语应同时符合两方面的条件:一是必须属于标准中使用并在标准条文中出现的术语;二是必须属于较生僻或有争议或有特殊含义,不进行定义就会引起误解或对技术内容的理解产生歧义的术语。对旧称和俗语,只在相应的术语中交代。术语和定义由引导语、术语条目组成。

  1. 引导语。

  根据不同情况,主要有两种常用引导语:一是“下列术语和定义适用于本文件”(标准中新确定的术语和定义)。二是“××××中确立的以及下列术语和定义适用于本文件。为了方便,下面重复列出了××××中的一些术语”(同时列出本标准新确定的术语和定义以及引自其他标准的术语和定义)。引用其他标准的术语和定义,一般不需在本标准的术语和定义中重复列出,但在术语条目不太多的情况下,为方便使用也可重复列出。如《GB13000.1字符集汉字折笔规范》中,重复列出了《GB13000.1字符集汉字笔顺规范》的“笔画”“笔形”等术语及定义,但其引导语不规范,应使用第二种引导语。多数标准使用的是第一种引导语。

  2. 术语条目。

  术语条目要按概念层级分类编排,属于一般概念的术语应排在最前面。每个术语条目可由如下部分构成:条目编号、术语、英文对应词、许用术语、符号、拒用和被取代术语、专业领域、定义、参见相关条目、示例、注释。其中编号、术语、英文对应词、定义4个部分不可缺少。术语的定义有内涵定义和外延定义两类,术语的定义不应包含要求,更不应重复术语本身,避免使用“指”“表示”等阐述词语。相关标准术语的内涵与外延要合理界定,能一致要尽量一致,不能一致要妥善区别和对接。

  3. 术语和定义编写容易出现的问题。

  一是术语列表中列进了标准中没有出现的术语或不需要解说的术语。二是术语的中文名称后缺少英文对应词或英文对应词不准确。三是术语定义不准确或循环定义。

  (八)原则

  原则指标准的制定原则,是标准主体的开端,是可选要素。为便于使用者理解和执行标准,多数语言文字标准都会设这个要素,如《第一批异形词整理表》等;少数内容简单的标准则不设,如《汉语拼音方案的通用键盘表示规范》。不交代制定原则的标准,往往需要通过编写标准解读等形式来交代。如由国务院发布的《通用规范汉字表》,是涉及许多问题的重大标准,其制定原则就是通过标准解读详细解说的。

  1. 原则的内容。

  标准的制定要依据科学的原则统筹考虑处理,通常是围绕语言文字本身的科学性(规律性、系统性),结合语言文字应用的现实性(适用性)及与相关法规、政策、标准的关系(协调性)等,明确标准制定的指导思想。制定原则既可指导科学确定标准规定,也可帮助使用者准确理解标准规定。

  2. 原则的写法。

  章名一般定为“制定原则”,如《汉语拼正词法基本规则》,或为“……原则”,如《GB13000.1字符集汉字部首归部规范》是“汉字部首归部原则”。有的则定为“总则”,需要注意的是,有的“总则”是原则,如《中国人名汉语拼音字母拼写规则》,有的则不是,如《汉语拼音正词法基本规则》。为避免混淆,最好定名为“……原则”。对原则要准确概括、简要说明。要根据情况和需要进行概述,可以清楚准确交代的则交代,难以清楚交代的则不要交代。因为交代不准,反会引起误解。

  3. 原则编写容易出现的问题。

  一是把制定原则写成具体处理规则,名实不符。二是对原则归纳得不准确、不全面。三是对原则交代得过于繁琐,甚至多余地解说确定制定原则的原因。

  (九)规定

  规定是规范性技术要素的统称,属于标准的核心内容,是必选要素。规定的内容包括规则和具体规定。

  1. 规则。

  标准的任何规定都要依据可操作的规则,无论是通例还是特例情况,都要在一定规则的控制下分类处理。规则指微观处理规则,是标准具体规定的依据,与宏观制定原则既密切相关又有所不同,处理规则要服从于制定原则。标准规定要对各种情况分类处理,通过规则逐一给出具体规定,不仅要对有规律、成系统的情况给出规定,特例情况更需清楚有依据地规定。规则的确定是标准规定的关键,而规则确定的难点是特例情况的处理。为帮助使用者准确理解规定,要交代规定的规则,但其原因不需要交代。多数标准都会交代规则,如《GB13000.1字符集汉字字序(笔画序)规范》。

  2. 具体规定。

  规定的结构设置要层次分明、条理清晰、符合逻辑性,要完整概括、科学归纳,避免层次不分或层次混乱。一般是先总括后分述,先抽象后具体,先主后次,先通例后特例。如《GB13000.1字符集汉字折笔规范》先规定笔画类型,再规定笔画名称,最后规定笔画排序。当某部分的内容较多、篇幅较大时,可设置附录放到正文后面,如《中国通用音标符号集》设置了多个附录。规定的内容要尽量具体化,如“在什么情况下可以……”“在什么情况下不可以……”。不能给出具体规定,也要有原则性规定,并要有可操作性,如《标点符号用法》《数字用法》不能穷尽所有用法,要通过具体示例说明。规定的呈现方式主要有两种:一种是原则规定式,即条文规定加示例式,如《标点符号用法》,或条文规定加示例再加示范性列举,如《印刷魏体字形规范》;另一种是具体确定式,即条文规定加示例再加穷尽式列举,如《GB13000.1字符集汉字字序规范》。具体确定式便于应用,但制定难度大。最常用的是表式呈现,表题常被设置为章名,有几个表就设几个章名。其实可尝试采用标准的常规体式,特别是检索表适合设置为资料性附录,与主表相区别,如《现代常用字部件及部件名称规范》。标准规定还可用图表达。如《GB13000.1字符集汉字字序规范》的定序规则就是用逻辑结构图呈现的。规定的条文表述主要有陈述式、要求式、推荐式三种类型,要言简意赅、准确清晰,一般应具有唯一性。

  3. 规定编写容易出现的问题。

  一是结构层次不清,缺乏逻辑性,不善于设置附录、表等。二是把规则写成了制定原则,名实不符。三是对规则归纳得不准确、不全面。四是对规则交代得太琐碎。五是语言表述不通俗不准确,要求式条文容易写成推荐式条文,表述繁琐是语言文字标准编写的普遍问题。六是表的设置和编号不规范。七是对出现在标准中的资料性引用要素(表、注、示例、资料性附录等)不加交代,容易被误解为标准的规定。如一些标准中的音序或形序检索表,要交代其不是需要执行的规定。

  (十)附录

  附录是可选要素,要根据标准的条款表达和结构安排确定设置与否。当标准中的某部分内容较多,篇幅较大,为了标准整体结构的匀称和连贯,可把部分内容摘出来单设为附录放在正文的后面。

  1. 附录的种类。

  附录有规范性、资料性两种性质。规范性附录属于规范性技术要素,给出的是标准正文的附加条文,其内容是标准主体的组成部分,需要遵守;资料性附录属于资料性补充要素,给出的是对理解和使用标准起辅助作用的附加信息,不需要遵守。包括标准中重要规定的依据,标准中某些条文的参考性资料,正确使用标准的说明和示例等。如果附加信息内容较少,篇幅较小,就不需设置为附录,可用注的形式表示。附录的顺序要根据标准条文中提及的先后次序编排。

  2. 附录的组成。

  标准中设置了附录,需给出三方面的信息:一是编号。从“附录A”开始,依次编号,只有一个附录也要编号。附录中的章、条、图、表、脚注、公式的编号前应加上表明该附录顺序的字母。如A.1、图A.1、表A.1等。二是标题。附录标题是标明附录规定或陈述的具体内容。三是性质。附录及其性质要在四个地方交代标明:在前言中交代,在目次中列章名,在标准正文的相应条文中提及,在附录的编号下标明,如“附录A(规范性附录)××××”。附录的形式可以是表、示例等。语言文字标准的附录多数是表式,如《汉字应用水平等级及测试大纲》设置了表式的规范性附录和资料性附录。

  3. 附录编写容易出现的问题。

  一是把资料性附录定成规范性附录,两者区别的关键是其内容需要遵守与否。二是标准中设置了附录,在目次、前言、条文等处不提及,缺少照应。在前言里不提及附录是常见问题。

  四 对标准编写规定修订的建议

  标准编写的规定要以编写者容易把握和落实、标准使用者容易理解和执行为原则。不合适的规定,不仅增加标准编写的难度,也容易导致出现编写问题,还影响使用者理解和执行标准。国家标准和国家语委标准的编写规定经过不断修订,已越来越完善和实用,但仍有一些可商榷和修订的地方。

  (一)对国家标准GB/T1.1有关规定修订的建议

  GB/T1.1是非等效采用国际标准而定的国家标准,格式化、程式化要求高,总体来说,基本能适用于各类标准的编写,但因起源于国际标准和产品标准,其规定较为繁琐。有五个方面的规定可考虑修订:一是标准结构要素“要求”。前文已谈过,规范性技术要素“要求”被定为可选要素讲不通。“要求”与附录构成标准的主体,是不可缺少的要素,应定为必备要素。二是规范性引用文件。规定对注日期的引用文件,在条文内提及时要注明其日期。这没有必要,因为列表中已注明了日期,在条文内不注日期不会产生歧义。三是术语和定义。规定术语须提供英文对应词,这没有必要。因为如果标准需要面向国际,应全文都译成英文,仅给出术语的英文对应词意义不大,且额外增加了编写的工作量和难度。四是附录及其性质。规定附录及其性质要在四个地方交代标明。在目次、附录和条文三处交代是有必要的,在前言交代是没有必要的,有三处交代已很清楚,多次交代显得啰嗦。五是编号。规定标准的图和表各只有一个时也要编号,其实没有必要,有多个才需要编号,为一个编号没有意义。

  (二)对国家语委标准有关规定修订的建议

  国家语委标准的编写规定基本是遵循GB/T1.1,只在封面和前言等方面有些不同。有些不同属于不同级标准的区别,是必要的。以下两点不同则不是必须的,为方便标准编写和使用,可考虑减少区别:一是标准编号。国家语委标准已取消类别号,改为顺序号,与国家标准取得了一致,但做得还不够彻底。已采用类别号的标准修订后仍沿用原类别号,如GF2002~2016《汉字应用水平等级及测试大纲》中GF2的2是类别号。类别号应随着标准修订取消,改编顺序号。二是前言的内容。国家语委标准前言中“本规范”的表述可改用“本标准”;套语“本规范由教育部、国家语言文字工作委员会发布”可删除,此内容已在封面上出现,不必两次出现。

  五 语言文字标准文本编写问题的思考

  (一)语言文字标准文本编写的难点

  语言文字是交际和思维工具,最具本色性,语言文字标准文本有一般标准的规律,又有自身的特点。与一般产品标准相比,原则和规定两个结构要素的设置,是语言文字标准文本结构的特点,原则、规定和附录的编写,是编写的重点和难点。我国已发布的语言文字标准,多数是国家语委标准,属于行业标准;其次是国家标准,国家标准中信息处理标准居多;国际标准较少,主要有编码字符集、信息与文献等方面标准。语言文字标准因制定发布时间不同,遵循的编写标准先后又有修订,编写情况和水平也有不同。由于语言文字标准制定难,加上标准文本结构体例和编写规则复杂,语言文字标准编写难度大,编写者提交的标准文本质量参差不齐,能达到直接发布水平的较少。为确保标准文本的质量,主管部门在标准发布前都要组织文本审读和加工。

  (二)提高语言文字标准文本编写水平的建议

  语言文字标准编写是严谨细致的工作,需要编写者具备很强的责任心和专业能力。编写者在标准编写前要认真学习和了解GB/T1.1的规定,学习参考2010年后发布的标准,掌握正确的编写方法。在认真制定标准的基础上,研究确定结构框架。前7个要素的编写可套用一些范本,特别是一些套语和引导语可直接引用。其他要素的编写没有现成的范本可套用,需要认真规划和精心设计。要考虑语言文字标准使用者是所有人,要以便于人们理解和使用标准为原则,并结合语言文字标准特点,融会贯通地灵活执行标准编写的规定,不能机械照搬相关规定。比如规定规范性引用文件中不能列入规章和其他政策性文件等非标准化文件,如果规章或政策性文件中有相当于标准的完整内容也可引用,像《通用规范汉字表》是国务院发布的文件,包括通知和字表两部分,字表是标准,应列入规范性引用文件。有的标准将其列入参考文献作资料性引用是不合适的。作为语言文字标准主管部门,可组织研究提供一些常见标准的编写模板,供编写者参照;同时可适当组织标准编写的专业培训和研讨,以提高编写者的专业水平。希望通过多方努力,使语言文字标准的编写越来越规范,质量越来越高。

  参考文献

  [1]白殿一.标准的编写[M].北京:中国标准出版社.2009.

  [2] 国家语委标准化工作委员会办公室.国家语言文字规范标准汇编[S].北京:中国标准出版社,1997.

  [3]国家标准化管理委员会.国家标准化基础知识[M].北京:中国标准出版社,2004.

  [4]国家质量技术监督局国家标准化管理委员会.GB/T1. 1—2009标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写[S].北京:中国标准出版社,2009.

  [5] 沈同.标准编写必读[M].北京:海潮出版社,2001.

  [6]王翠叶.语言文字标准制定编写的基本要求[J].语言文字应用,2010,(1).

  [7] 语文出版社.语言文字规范标准手册[S].北京:语文出版社,2019.

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姓名:王翠叶 工作单位:

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